□ 宋新宇

    對很多人來說，管理就是開會。大部分管理者的大部分時間用在開會上，層級越高，管理者的會議就越多。你要找一個人？“領導在開會”。你想換一個時間找他？“日程這一周已經安排滿了”。你有急事？對不起，“領導開的就是緊急會議”。如果說不吃飯會餓死人，那么開會就是企業管理的家常便飯，不開會企業就無法正常管理。想想歷史上有名的“遵義會議”、“古田會議”、“廬山會議”等等，我們便明白開會有多么重要。

    管理就是開會，但開會不一定是管理。下面是筆者經常見到的一些會議場景，想必您也似曾相識。

    A公司的月度銷售例會上，各地分公司的經理分別用各自發明的表格表述著自己的業績。對整體業績不滿的銷售總監等不及區域經理結束發言，就迫不及待地告訴各個經理他應該做什么，不應該做什么。本來就不自信的下屬更加不知道自己要說什么，會議也就慢慢變成了總監一個人的自說自話。最后總監很沮喪，因為沒有人理解他的苦心。經理們也很沮喪，因為總監沒有理解他們的辛苦。

    B公司的一個部門周例會上，部門里的12個員工一個接一個發言。每個人都認真敘述了上周自己做了什么，像在念一本流水賬。沒有一個人關心別人說什么，每個人都在盤算自己如何說自己的事情。最后輪到部門領導總結發言，他也和其他人一樣，給大家報告了自己上周做了什么事情。兩個小時過去了，大家都覺得這樣的會議實在無聊，但又沒有一個人覺得能改變什么。

    C公司的跨部門協調會議上，銷售部的經理和生產部的經理在爭論如何解決產品質量和交貨期問題。每個人都振振有詞，每個人都頭頭是道。總經理聽著大家越來越激烈的言辭，越來越不知道該怎么辦。想想兩個部門的頭兒都很關鍵，誰也不能傷害，就說我們這次無法做出決定，大家回去再想想，另定時間再開會討論吧。已經討論了很多次，該做的決定，就又給放下了。

    你會開會嗎？筆者相信大部分人認為自己會，就像每個人都認為自己會吃飯一樣，但并不是每個人都會吃出健康。我們大部分人在開會，但大部分會議并沒有效率，大部分會議也達不到會議組織者期望的效果。

    筆者相信會議是一個管理者最重要也是最常用的管理工具，每一個人都應該學會這個管理工具。如何開有效的會議，讓會議幫您做好管理？堅持下面的“會議五不原則”是重要的。

    不開沒有主持人的會議。會議一定要設主持人，主持人一定要管理會議，主持人不能隨便讓別人替代，也不能形同虛設。

    不開沒有議題的會議。主持人會前要準備好議題，給參會者足夠時間做準備，會中要保證會議不跑題。

    不開沒有爭論的會議。會議中主持人要引導討論和爭論，讓每個不同意見都有發表的機會。

    不開沒有時限的會議。主持人要管理會議時間，要果斷打斷和會議無關的發言，提醒發言者不跑題。

    不開不做決定的會議。主持人要盡量逼迫大家按一定規則在這次會議上做出決定，而不是延后決策。

    管理就是開會，但開會不一定就是管理。只有掌握了一些根本原則，才能充分利用開會實現有效管理。《中國質量報》